Ứng dụng Gom Rác GRAC

ISO 14001 Phân biệt "TÀI LIỆU" và "HỒ SƠ" trong ISO ?

mamxanh92

New Member
#2
Bộ ứng cứu tràn đổ hóa chất và môi trường
- Hồ sơ
Hồ sơ là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó …, qua đó nói lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ mua sắm hàng hoá,…
Trong ISO, sau khi thực hiện xong công việc, việc thiết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ là công việc quan trọng và cần thiết, bởi vì đó là bằng chứng chứng minh công việc đã được thực hiện.
- Tài liệu
Tài liệu, theo cách hiểu của ISO là các loại văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị nhất định. Theo ISO, có hai loại tài liệu:
Tài liệu bên ngoài
Tài liệu bên ngoài là các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan bên ngoài nhà trường ban hành, được áp dụng cho các công việc của trường: Văn bản Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết (của QH,CP), Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư…
Theo quy định của ISO, mỗi đơn vị đều phải có một danh mục tài liệu bên ngoài để dùng chung cho mọi thành viên trong đơn vị. Danh mục tài liệu bên ngoài chỉ gồm những văn bản quy phạm pháp luật phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý và điều hành công việc của một đơn vị cụ thể, theo chức năng nhiệm vụ được Ban Giám hiệu phân công.
Ví dụ: Điều lệ trường Đại học, Những loại văn bản thông thường và văn bản quy phạm pháp luật khác phải được lưu trữ theo chế độ quản lý công văn đến và đi thông thường.
Tài liệu nội bộ
Là các quy trình do Trường biên soạn để áp dụng trong HTQLCL (ví dụ: Quy trình thiết kế và phát triển chương trình đào tạo, Quy trình thi, Quy trình tuyển dụng ….) và các văn bản có tính pháp quy do Hiệu trưởng ký ban hành để áp dụng trong trường như: Hướng dẫn thực hiện Quy chế 25, Sổ tay sinh viên, Quy chế chi tiêu nội bộ, hướng dẫn bình xét thi đua, …
Theo quy định của ISO, danh mục tài liệu nội bộ cần được thành lập ở đơn vị theo mẫu thống nhất.
 

charice

New Member
#5
Bộ ứng cứu tràn đổ hóa chất và môi trường
- Tài liệu: cung cấp các thông tin về cách thức tiến hành các hoạt động và quá trình một cách nhất quán; những tài liệu này có thể bao gồm các thủ tục, hướng dẫn công việc và bản vẽ; có thể thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Hồ sơ: thực chất cũng là tài liệu, nhưng khác ở chỗ hồ sơ cung cấp những bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả đạt được trong quá khứ, do đó không thể sửa đổi.
 

hoahong39

Administrator
#7

TuPC

New Member
#8
Bộ ứng cứu tràn đổ hóa chất và môi trường
Việc phân loại Hồ sơ và Tài liệu rất là tương đối, lúc này là Tài liệu, lúc khác lại là Hồ sơ; ví dụ TT06/2013/TT-BTNMT hiện tại nó đang là tài liệu hướng dẫn về tính phí BVMT để mọi người làm theo, nhưng khi có TT mới ra đời thì TT 06 này trở thành Tài liệu lỗi thời và trong sổ ghi các văn bản đã hết hạn thì nó lại là hồ sơ.
Như vậy Tài liệu là những quy trình, quy định, quy chuẩn, hướng dẫn...để mỗi người, tập thể, tổ chức...thực hiện theo. Các nội dung thực hiện theo Tài liệu chứng minh nội dung công việc đã thực hiện thì được gọi là Hồ sơ.
Nội dung Tài liệu thường có tính lâu dài, Hồ sơ thì có tính tức thời....Hiiiii vì vậy làm giả Hồ sơ là vô cùng khó nha??????
Ví dụ: Trong quy trình PR01 của tổ chức nào đó có quy định về biểu mẫu giao nhận công văn, biểu mẫu và quy trình đó được gọi là Tài liệu, khi văn thư dùng biểu mẫu đó làm thành quyển sổ giao nhận ghi lại thông tin thì quyển sổ đó gọi là Hồ sơ
Nói vậy thế mà rùi có lúc không biết cho 1 đống giấy tờ vào Hồ sơ hay Tài liệu đó.....
Chúc cả nhà vui.
 
Top