Vai trò của quản lý chất lượng

Hotline: 1800 1522

Ứng dụng tiện ích

App yeumoitruong.vn

App Store Google Play

App Gom Rác GRAC

App Store Google Play

Chia sẻ trang

Ms Bean

Cây đầu làng
Ban Quản Trị
An toàn hóa chất | an toàn lao động | Sự cố tràn dầu | Bộ ứng cứu tràn đổ 25L
Vai trò của chất lượng và quản lý chất lượng đã bắt đầu được quan tâm nghiên cứu và phát triển ngay từ những thập kỷ đầu của thế kỷ XX. Những ứng dụng đầu tiên đã được triển khai trong các cơ sở quân sự ở Mỹ, sau đó mở rộng sang lĩnh vực sản xuất công nghiệp tại Nhật Bản, rồi tiếp đó phát triển ra nhiều nước trên thế giới vào những năm 70 của thế kỷ trước. Việc áp dụng quản lý chất lượng trong khu vực dịch vụ dường như đi sau một bước so với khu vực công nghiệp bởi những khác biệt đặc trưng của hai lĩnh vực này. Tuy nhiên, việc áp dụng những nguyên tắc quản lý chất lượng trong dịch vụ đã mang lại cho các cơ quan nhiều lợi ích quan trọng. Thư viện – được coi như là một cơ quan dịch vụ - cũng đã tìm thấy những giá trị có thể đạt được từ việc áp dụng quản lý chất lượng, cụ thể là quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM). Nhiều thư viện đại học ở các nước phát triển như Mỹ, Anh và Úc đã quan tâm áp dụng TQM từ đầu những năm 90 của thế kỷ XX (Wang, 2006). Bài viết này khái quát một vài nét về quản lý chất lượng nói chung và quản lý chất lượng trong thư viện nói riêng, từ đó phân tích khả năng áp dụng quản lý chất lượng trong thư viện đại học Việt Nam hiện nay.

Một vài khái niệm liên quan đến quản lý chất lượng

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng, ví dụ như chất lượng là sự phù hợp (của sản phẩm hay dịch vụ) đối với mục đích sử dụng (Juran & Gryna, 1988, tr.2), hay chất lượng là sự tuân thủ các yêu cầu đã đề ra (Crosby, 1979, tr.17; ISO, 2005, tr.7). Đối với các hoạt động dịch vụ, việc đảm bảo chất lượng thường được xem xét dưới góc độ nhà cung cấp dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng hay không. Trong khi đó, thư viện, đặc biệt là thư viện ở các nước đang phát triển như Việt Nam, lại bị giới hạn bởi một ngân quỹ hạn chế nên đã ảnh hưởng ít nhiều đến việc nâng cao chất lượng thư viện. Vì vậy, trong bối cảnh thư viện Việt Nam hiện nay, chất lượng có thể được định nghĩa như là tổng thể những đặc điểm và tính chất của sản phẩm và dịch vụ được xây dựng dựa trên khả năng đáp ứng các nhu cầu được xác định (ISO 8402, 1986).

Ngày nay, hầu hết các tổ chức hay cơ quan dịch vụ đều nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quản lý chất lượng giúp cung cấp những công cụ và định hướng cho việc nâng cao chất lượng. Quản lý chất lượng là tất cả các hoạt động phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức nhằm mục tiêu chất lượng (ISO 9000, 2005). Các hoạt động này bao gồm từ xây dựng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, lập kế hoạch đến kiểm soát, đảm bảo và nâng cao chất lượng.

Tiến trình phát triển của hoạt động quản lý chất lượng

Sự phát triển của hoạt động quản lý chất lượng đã trải qua 4 giai đoạn chính, từ kiểm tra chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng, đến quản lý chất lượng toàn diện (TQM).

Kiểm tra chất lượng là hoạt động do một đội ngũ nhân viên chuyên trách đảm nhận nhằm so sánh sản phẩm được sản xuất ra với sản phẩm tiêu chuẩn. Mục đích của hoạt động này là phát hiện những sản phẩm không đạt các yêu cầu chất lượng đã được xác định bởi cơ quan, tổ chức hay công ty.

Kiểm soát chất lượng là giai đoạn “tiến hoá” tiếp theo của quản lý chất lượng, phổ biến trong thời kỳ Chiến tranh thế giới lần II. Việc kiểm soát chất lượng tập trung vào công đoạn thiết lập các quy trình sản xuất, các thủ tục liên quan cho mỗi quy trình, sử dụng các phương pháp thống kê, và đo lường chất lượng sản phẩm. Các hoạt động được thực hiện để kịp thời phát hiện sai sót trong các quy trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm kém chất lượng sẽ không được phân phối ra thị trường.

Đảm bảo chất lượng là hình thức phát triển cao hơn, đi từ chất lượng sản phẩm lên chất lượng hệ thống. Hệ thống này bao gồm việc xây dựng cẩm nang chất lượng, lập kế hoạch về chất lượng, áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng, và xây dựng quy trình đảm bảo chất lượng...

TQM hiện được coi là hình thức “tiến hoá” cao nhất của quản lý chất lượng, được định nghĩa như là những hoạt động quản lý có sự tham gia tích cực của tất cả các nhân viên của một cơ quan hay tổ chức trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức đó nhằm đạt được chất lượng với chi phí thấp nhất. Trong giai đoạn phát triển này, chất lượng cần được không ngừng cải tiến, nâng cao dựa trên những nguyên tắc cơ bản như định hướng khách hàng, huấn luyện nhân viên về quản lý chất lượng, khả năng lãnh đạo của người quản lý, xây dựng kế hoạch chiến lược, quản lý quy trình hoạt động, và đánh giá chất lượng hoạt động.

Những nguyên tắc chính của quản lý chất lượng

Dựa trên các nghiên cứu về quản lý chất lượng trong khu vực dịch vụ, bao gồm cả giáo dục đại học và thư viện, một số nguyên tắc chính có thể áp dụng trong hoạt động quản lý chất lượng thư viện đại học bao gồm: sự lãnh đạo, lập kế hoạch, định hướng bởi khách hàng, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quy trình hoạt động, và đánh giá hoạt động.

Sự lãnh đạo là khả năng ảnh hưởng tích cực đến con người và hệ thống nhằm tạo ra một ảnh hưởng tích cực hay đạt được kết quả quan trọng (Evans & Lindsay, 2008, tr. 212). Một người lãnh đạo hiệu quả cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong cơ quan, lôi cuốn mọi người vào việc đạt được các mục tiêu chất lượng của cơ quan. Người lãnh đạo cũng cần phải có tầm nhìn, xác định những mục tiêu trước mắt và lâu dài cần đạt được, và sử dụng những phương pháp phù hợp để đạt các mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là việc xác lập những định hướng nền tảng cho việc phát triển của cơ quan-tổ chức. Trong thư viện đại học, việc lập kế hoạch của thư viện thường dựa trên các kế hoạch và chiến lược của trường đại học, nhằm mục đích phục vụ cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu trong nhà trường.

Định hướng bởi khách hàng được xem như nguyên tắc cơ bản của khu vực dịch vụ, trong đó chất lượng được xây dựng dựa trên nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, mỗi tổ chức cần nghiên cứu nhu cầu của khác hàng, xác định những nhóm khách hàng khác nhau, và thiết kế các dịch vụ và sản phẩm phù hợp cho từng nhóm.

Quản lý nguồn nhân lực được xem như một nguyên tắc quan trọng trong quản lý chất lượng. Một tổ chức cần xây dựng và thực hiện những chính sách phù hợp đối với nhân viên về tuyển dụng, khen thưởng, huấn luyện và đào tạo nhằm khuyến khích họ tham gia vào hoạt động quản lý chất lượng, biến những mục tiêu chất lượng của tổ chức thành các kết quả thực tiễn.

Quản lý quy trình là một nguyên tắc chìa khoá, bao gồm tất cả các hoạt động mà một tổ chức tiến hành nhằm mang lại những giá trị cho khách hàng thông qua các sản phẩm và dịch vụ. Để có thể quản lý quy trình, các tổ chức trước hết cần xây dựng những sổ tay chất lượng nhằm chỉ dẫn mọi hoạt động và thao tác cho các quy trình khác nhau. Các quy trình này cần được điều chỉnh và cải tiến khi cần thiết để phù hợp với sự phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong tổ chức.

Đánh giá các hoạt động là một hoạt động hệ thống nhằm xác định hiệu quả và hiệu suất của một tổ chức trong mối tương quan với các tiêu chuẩn hay tiêu chí chất lượng đã xác định hoặc các mục tiêu chất lượng đã đề ra. Vì vậy, bước đầu tiên là một tổ chức cần lựa chọn hoặc xây dựng khung tiêu chuẩn về chất lượng, tiếp đó là sử dụng những phương pháp và công cụ phù hợp để tiến hành đánh giá. Các số liệu và thông tin thu thập được cần được phân tích để phục vụ cho việc ra quyết định và cải tiến-nâng cao chất lượng.
 
scroll-topTop